Mit diesem neuen Format bringen wir Licht ins steuerliche Dunkel des Onlinehandels. Gemeinsam mit...
Mit diesem neuen Format bringen wir Licht ins steuerliche Dunkel des Onlinehandels. Gemeinsam mit unserem Partner GTK Kröger liefern wir regelmäßig klare Antworten auf aktuelle Fragen rund um Steuern, Umsatzsteuerpflichten und steuerliche Stolperfallen im E-Commerce.
In dieser Ausgabe geht es um drei wichtige Themen, die viele Seller direkt betreffen. GTK Kröger gibt einen kompakten Überblick und liefert konkrete Hinweise, worauf Sie jetzt achten müssen!
1. Häufige Fehlerquellen in E-Commerce Buchhaltungen
2. Die Betriebsprüfung im E-Commerce
3. Entspannt in die Betriebsprüfung mit guter Vorbereitung
Häufige Fehlerquellen in E-Commerce Buchhaltungen
E-Commerce Buchhaltungen sind anspruchsvoll und komplex. Die Vielzahl an Marktplätzen, Länder und Zahlungssystemen muss organisatorisch gut verwaltet werden, damit sichergestellt ist, dass alle relevanten Daten von Zahlungsdienstleistern, Plattformen und ERP-Systemen jeden Monat vollumfänglich in der Buchhaltung abgebildet werden. Als E-Commerce Steuerberater sehen wir immer wieder Fälle von Mandanten, die neu zu uns kommen, wo Amazon-Umsätze aus mehreren Monaten fehlen oder Kreditkarten nicht vollständig gebucht wurden.
Doppelbuchungen und nicht zugeordnete Zahlungen führen regelmäßig zu hohen offenen Posten, die in Wirklichkeit nicht existieren. Hier sind dann bei neuen Mandanten oftmals Korrekturen erforderlich, um den richtigen Gewinn zu ermitteln. Debitoren und Kreditoren-Listen müssen sauber abgestimmt werden, und das geht nur mit klaren Strukturen und nicht mit Automatisierung allein. Debitoren-OP-Listen müssen aktuell sein! Sie dürfen nicht Monate oder Jahre zurückreichen. Veraltete OP-Listen führen zu falschen Beständen, fehlerhaften Auswertungen und oft zu unangenehmen Überraschungen.
Durch die Cross-Border Sachverhalte entstehen immer wieder neue umsatzsteuerliche Themen mit Meldungen über das OSS-Verfahren, bei denen große Sorgfalt geboten ist. Aber auch Währungsdifferenzen oder Amazon-Gebühren und der richtige Vorsteuerabzug daraus sind mögliche Fehlerquellen.
Fazit: E-Commerce Buchhaltung erfordert ein umfangreiches Know-How. Digitalisierung allein reicht nicht, um alle steuerlichen Pflichten zu erfüllen. Nur ein umfassendes Verständnis aller Prozesse ermöglicht es, eine Buchführung zu gewährleisten, die Vollständigkeit sicherstellt.
Die Betriebsprüfung im E-Commerce
Seit Einführung des Plattform-Steuertransparenzgesetzes ab 2023 müssen Plattformbetreiber wie Amazon, eBay oder Zalando persönliche Daten von Anbietern von Waren und Dienstleistungen sowie alle relevanten Transaktionen und Verkaufserlöse an die Finanzbehörden melden. Dieses umfangreiche Kontrollmaterial wird mittlerweile standardmäßig im Rahmen von Betriebsprüfungen verwendet.
Ein weiterer Prüfungsschwerpunkt liegt im EDV-Bereich. Selbstverständlich müssen die Buchführungsdaten in elektronischer Form dem Finanzamt überlassen werden. Dies erfolgt mittels Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff) oder aufgrund der großen Datenmengen im E-Commerce über die Cloud der Finanzverwaltung. Die Datenformate müssen maschinell auswertbar im GDPdU-konformen IDEA-Format exportiert und bereitgestellt werden.
Darüber hinaus fordert die Finanzverwaltung im E-Commerce umfassende Informationen über die verwendeten IT-Systeme ein, nicht nur über die Buchführungssoftware, sondern insbesondere auch über die Vorsysteme.
Entspannt in die Betriebsprüfung mit guter Vorbereitung
Mit guter Vorbereitung kann ein E-Commerce-Unternehmen einer Betriebsprüfung entspannt entgegenblicken. Der erste Schritt ist eine Buchhaltung, die alle Anforderungen an Vollständigkeit und GoBD-Konformität erfüllt. Wichtige Bausteine sind eine E-Commerce-Buchhaltung mit OP-Ausgleich, die Trennung von Umsätzen und Kostenbestandteilen sowie die Erfassung aller Retouren.
Darüber hinaus ist jeder Unternehmer verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Gerade im E-Commerce liegt der Fokus der Betriebsprüfung zunehmend auf den EDV-Systemen und damit auf der Verfahrensdokumentation. Diese sollte aktuell sein und alle IT-Prozesse vollständig beschreiben. Sie muss so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen kann, wie die Buchführung entstanden ist und ob sie GoBD-konform ist.
Die Verfahrensdokumentation sollte Beschreibungen enthalten zu:
- allen eingesetzten Systemen
- Shopsystem
- ERP / Warenwirtschaft
- Buchhaltungssoftware
- Zahlungsdienstleister
- Versand- und Logistiktools
- Schnittstellen zwischen Systemen (z. B. Shop → ERP → Buchhaltung)
- Datenflüsse (Bestellung, Zahlung, Versand, Buchung)
- Technischen Infrastruktur
- Serverstandort (z.B. Cloud, eigener Server)
- Datensicherung (Backups, Wiederherstellungsverfahren)
- Rechte- und Benutzerverwaltung
Auch eine detaillierte Beschreibung der Geschäftsprozesse ist wünschenswert, insbesondere des Verkaufsprozesses, Buchungsprozesses, Datenmanagements sowie der Archivierung und Aufbewahrung.
Praxistipp: Die Implementierung eines internen Kontrollsystem (IKS) und die Durchführung von IT Systemprüfungen reduzieren das Risiko erheblich, dass die Finanzverwaltung gravierende Mängel in der Buchführung entdecken kann.
Sie möchten tiefer in ein Thema einsteigen oder haben konkrete Fragen? Dann nehmen Sie direkt Kontakt mit den Expert:innen von GTK Kröger auf und finden gemeinsam die passende Lösung für Ihren E Commerce-Alltag!
Über den Autor
Kai Kröger
Kai Kröger ist Partner bei GTK Kröger Steuerberater PartGmbB, einer der führenden Steuerkanzleien für E-Commerce in Deutschland. Die Steuerkanzlei berät namhafte Onlinehändler wie SNOCKS, PURELEI, LAMPENWELT, fahrrad.de, JUSKYS KONZERN, JUNGLÜCK sowie große Amazon Marketplace Seller.
