Dateninseln, manuelle Bestandsabgleiche und Excel-Tabellen, die als Warenwirtschaft missbraucht werden, sind im E-Commerce oft der Anfang vom Ende der Skalierbarkeit. Wenn Bestellungen von Amazon oder dem eigenen Onlineshop nicht mehr automatisch und fehlerfrei im Lager landen, wird Wachstum zum operativen Risiko. Ein ERP-System ist hier die logische Antwort, doch die Auswahl der passenden Lösung scheitert häufig nicht an der Technologie, sondern an unklaren Anforderungen.
Wer nicht genau definiert, was das System leisten muss, investiert entweder in eine Lösung, die das Unternehmen überfordert, oder in eine, die beim ersten Wachstumsschub an ihre Grenzen stößt. Dieser Artikel liefert Ihnen einen operativen Leitfaden, um Ihre ERP-System Anforderungen strukturiert zu erfassen. Der Fokus liegt dabei auf der E-Commerce-Wertschöpfungskette, mit einer klaren Trennung von fachlichen, technischen und organisatorischen Kriterien.
Warum die Definition von ERP-Anforderungen über Erfolg oder Scheitern entscheidet
Viele Händler starten die Suche nach einer Software mit einer Feature-Liste, anstatt mit einer Prozessanalyse. Das Resultat ist ein System, das auf dem Papier alles kann, aber im operativen Alltag an den entscheidenden Stellen versagt. Falsche oder unklare Anforderungen kosten nicht nur das Projektbudget, sondern im schlimmsten Fall 12 bis 18 Monate bis ein Systemwechsel korrigiert ist.
Die Definition von Anforderungen ist keine bloße Wunschliste. Es geht um messbare Kriterien, die Ihre Geschäftsprozesse stabilisieren. Besonders im E-Commerce sind diese Anforderungen komplex, da sie nicht nur interne Prozesse betreffen, sondern direkt von externen Faktoren wie Marktplatz-Vorgaben, Versanddienstleister-Schnittstellen und Retourenquoten beeinflusst werden.
Was ist ein ERP-System und was nicht?
Ein Enterprise Resource Planning System ist die zentrale Software eines Unternehmens zur Planung, Steuerung und Überwachung von Ressourcen und Geschäftsprozessen. Es dient als Single Source of Truth für alle Stammdaten, Aufträge, Bestände sowie Einkaufs- und Abrechnungsinformationen. Im Gegensatz zu isolierten Lösungen wie einem reinen Warehouse Management System (WMS) oder einem Product Information Management (PIM) verbindet das ERP diese Bereiche logisch miteinander.
Nicht jedes ERP-System deckt jedoch jeden Unternehmensbereich gleich tief ab. Es gibt klassische Industrie-ERPs, die auf Produktionsplanung ausgelegt sind, und spezialisierte E-Commerce-ERPs wie PlentyONE, die auf die Anforderungen des digitalen Handels zugeschnitten sind. Diese Unterscheidung ist entscheidend für Ihre Anforderungsdefinition.
Anforderungen an ein ERP-System richtig erfassen: Vorgehen in 5 Schritten
Um ein ERP-System auszuwählen, das auch in drei Jahren noch passt, müssen Sie methodisch vorgehen. Ein Bauchgefühl reicht bei der Komplexität moderner Handelsstrukturen nicht aus.
Die folgenden fünf Schritte helfen Ihnen, Ihre Anforderungen systematisch zu erfassen und für die Anbieterauswahl aufzubereiten:
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Ist-Prozesse dokumentieren: Skizzieren Sie Ihre aktuellen Abläufe ehrlich. Wie läuft eine Bestellung vom Klick im Shop bis zum Versandlabel ab? Wie wird eine Retoure vereinnahmt? Wo greifen Mitarbeitende manuell ein? Dokumentieren Sie kritische Pfade wie den Ablauf vom Auftrag bis zur Zahlung und vom Einkauf bis zum Wareneingang.
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Pain Points priorisieren: Identifizieren Sie, wo es heute schmerzt. Sind es Überverkäufe wegen fehlendem Bestandsabgleich? Dauert die Rechnungserstellung zu lange? Ist die Datenpflege auf fünf Kanälen zu zeitaufwendig? Quantifizieren Sie diese Schmerzen (z. B. „20 Stunden manueller Aufwand pro Woche für Preisupdates“).
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Soll-Prozesse definieren: Wie soll der Idealzustand aussehen? Definieren Sie Verantwortlichkeiten und vor allem Ausnahmen. Ein ERP muss nicht nur den Standardfall können, sondern auch Teillieferungen, Vorbestellungen, Streckengeschäfte oder Set-Artikel sauber abbilden.
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Muss-/Soll-/Kann-Kriterien festlegen: Teilen Sie Ihre Anforderungen streng ein. Ein „Muss-Kriterium“ ist unverhandelbar (z. B. Schnittstelle zu Amazon). Ein „Soll-Kriterium“ ist wichtig, aber eventuell über Workarounds lösbar. „Kann-Kriterien“ sind Nice-to-have.
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Kriterium |
Typ |
Messgröße / Beispiel |
|---|---|---|
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Amazon-Schnittstelle |
Muss |
Automatischer Bestellimport, Bestandsabgleich in Echtzeit |
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Mehrsprachigkeit |
Muss |
Artikeltexte in DE, EN, FR, IT pflegbar |
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KI-gestützte Texte |
Kann |
Automatische Generierung von Produktbeschreibungen |
5. Longlist/Shortlist und Praxistests: Erstellen Sie eine Liste potenzieller Anbieter und reduzieren Sie diese auf eine Shortlist. Testen Sie diese Systeme nicht anhand von Hochglanz-Präsentationen, sondern anhand Ihrer definierten Use Cases.
Funktionale ERP-System Anforderungen (fachlich): Was muss ein ERP können?
Die fachlichen Anforderungen bilden den Kern Ihres Lastenhefts. Hier entscheidet sich, ob das System Ihre tägliche Arbeit erleichtert oder blockiert.
Stammdaten & Datenqualität (Artikel, Varianten, Stücklisten/Set, Kunden, Lieferanten)
Warenwirtschaft & Bestandsführung (Echtzeit, Reservierung, LIFO/FIFO, Mindestbestände)
Die Kernaufgabe der Warenwirtschaft ist die Bestandsführung. Die Anforderung lautet hier: Echtzeit. Sobald ein Auftrag eingeht, muss der Bestand nicht nur reduziert, sondern im Status „reserviert“ geführt werden, bis er versendet ist. Das verhindert, dass derselbe Artikel auf einem anderen Kanal erneut verkauft wird. Das System muss verschiedene Lagerorte und Bestandsarten (verfügbar, gesperrt, defekt, im Zulauf) unterscheiden können. Auch Bewertungsverfahren wie die Lagerhaltung nach LIFO (Last In, First Out) oder FIFO (First In, First Out) sollten systemseitig unterstützt werden, sofern sie für Ihre Lagerstrategie relevant sind. Für E-Commerce-Händler ist vor allem der Mechanismus gegen Überverkäufe bei gleichzeitiger Listung auf mehreren Plattformen die kritischste Anforderung.
Einkauf & Disposition
Ein ERP muss wissen, wann Ware nachbestellt werden muss. Anforderungen hierzu sind hinterlegte Lieferantenkonditionen, Mindestbestellmengen und Lieferzeiten. Das System sollte auf Basis von Abverkaufszahlen und Meldebeständen proaktive Bestellvorschläge generieren. Ein oft unterschätzter Prozess ist der Wareneingang: Kann das System Teillieferungen des Lieferanten verbuchen? Unterstützt es mobile Datenerfassung beim Einbuchen ins Regal? Gerade in der Peak-Season vor Weihnachten entscheidet die Geschwindigkeit im „Dock-to-Stock“-Prozess über Umsatzpotenziale.
Auftragsmanagement (Multi-Channel), Zahlungsabgleich und Belegwesen
Das Order Management System (OMS) ist das Herzstück der Abwicklung. Die Anforderung: Alle Aufträge aus allen Quellen (Shopify, Amazon, Kaufland, eBay, POS) müssen in einem zentralen Format im ERP landen. Das System muss Statusmodelle abbilden und komplexe Szenarien wie Auftrags-Splitting oder das Zusammenführen verschiedener Bestellungen eines Kunden beherrschen. Zudem muss der Zahlungsabgleich weitgehend automatisiert erfolgen. Das System muss Zahlungen von PayPal, Kreditkartenanbietern oder Marktplätzen den offenen Aufträgen zuordnen.
Wichtig
Das Belegwesen muss rechtssicher und automatisiert im ERP erfolgen, auch wenn die eigentliche Bilanzbuchhaltung in einem externen System (z. B. DATEV) stattfindet.
Versand, Fulfillment & Retouren
Hier trifft die digitale Welt auf die physische Logistik. Das ERP-System muss direkt an Versanddienstleister angebunden sein, um Versandlabels und Tracking-Nummern automatisch zu erzeugen. Manuelle Copy-Paste-Arbeit in die Portale der Versender ist ein Ausschlusskriterium für Skalierung. Prozessual müssen Pick- und Pack-Vorgänge (z. B. über Barcode-Scanner) unterstützt werden. Ebenso kritisch ist das Retourenmanagement: Händler benötigen einen RMA-Prozess (Return Merchandise Authorization), der Retourengründe erfasst, den Bestand wieder einlagert (oder als B-Ware klassifiziert) und die Gutschrift oder den Austausch anstößt.
Preis- & Kanalsteuerung (insb. E-Commerce)
Preise sind im E-Commerce dynamisch. Eine starre Preisliste reicht oft nicht aus. Anforderungen an das ERP sind kanalabhängige Preise, zeitgesteuerte Aktionen und Währungsunterstützung. Auch eine automatische Preisermittlung auf Basis von Regeln (z. B. „Immer 10 % Marge“) oder Wettbewerbspreisen ist eine fortgeschrittene Anforderung. Hier verschwimmen oft die Grenzen zwischen ERP und spezialisierten Repricing-Tools. Das ERP muss zumindest in der Lage sein, unterschiedliche Preislisten pro Mandant, Kundengruppe (B2B/B2C) und Vertriebskanal zu verwalten.
Reporting & Transparenz (operative KPIs)
Datenfriedhöfe nutzen niemandem. Die Anforderung an das Reporting ist die Bereitstellung operativer Entscheidungsgrundlagen. Das bedeutet Echtzeit-Dashboards statt monatlicher PDF-Berichte. Relevante KPIs für E-Commerce-Händler, die das ERP liefern muss, sind: Deckungsbeitrag pro Artikel und Kanal, Retourenquote nach Produktkategorie, Lagerumschlagshäufigkeit, durchschnittliche Lieferzeit und Stornoquoten. Zudem muss ein einfacher Datenexport oder eine Anbindung an BI-Tools (Business Intelligence) möglich sein.
Technische Anforderungen an ein ERP-System
Neben den fachlichen Funktionen muss die Technik unter der Haube stimmen. Hier geht es um Stabilität, Sicherheit und Integrationsfähigkeit.
Deployment & Betrieb: Cloud, On-Premise, Hybrid
Der Marktstandard im E-Commerce ist mittlerweile Cloud-Software (SaaS). Die Vorteile liegen in der Skalierbarkeit und den entfallenden Wartungsarbeiten an eigener Server-Hardware. Anforderungen sind hier garantierte Verfügbarkeiten (SLAs), automatische Updates ohne lange Downtimes und eine performante Infrastruktur. Für sehr große Enterprise-Strukturen kann On-Premise noch relevant sein, bremst aber oft die Agilität bei der Anbindung neuer Marktplätze.
Schnittstellen & Integrationsfähigkeit (APIs, Datenformate, Events)
Kein ERP ist eine Insel. Die Qualität der Schnittstellen (APIs) ist entscheidend. Setzt der Anbieter auf moderne REST-APIs? Ist die Dokumentation öffentlich und aktuell? Gibt es Webhooks oder Event-Systeme, die andere Tools benachrichtigen, wenn ein Auftrag eingeht? Es muss möglich sein, Drittsysteme wie PIM, CRM oder spezialisierte Versandtools anzubinden. Standard-Connectoren zu den großen Shopsystemen und Marktplätzen sind Pflicht, um nicht jedes Mal teure Individualentwicklungen beauftragen zu müssen.
Datenbank/Performance/Last (insb. Peak-Zeiten)
Ein ERP-System muss nicht nur an einem normalen Dienstag funktionieren, sondern auch am Black Friday oder Cyber Monday, wenn sich das Bestellvolumen verzehnfacht. Die Anforderung an die Datenbank-Performance und die Server-Architektur ist die elastische Skalierbarkeit unter Last. Lange Ladezeiten oder Timeouts beim Auftragsimport führen in Peak-Zeiten direkt zu Umsatzverlust.
Sicherheit & Datenschutz (DSGVO, Rollen, Audit)
Datenschutz ist kein Feature, sondern Gesetz. Das System muss DSGVO-konform arbeiten, was Löschkonzepte und Auskunftsrechte beinhaltet. Intern ist ein granulares Rollen- und Rechtekonzept notwendig: Eine Person im Lager sollte keinen Zugriff auf die Einkaufskonditionen oder die Bilanzdaten haben. Ein Audit-Log, das aufzeichnet, wer wann welche Änderung an einem Datensatz vorgenommen hat, ist für die Nachvollziehbarkeit von Fehlern unverzichtbar.
Bereit für echtes Wachstum?
Anforderungen an den Anbieter (Vendor-Fit): Implementierung, Support, Roadmap
Software wird von Menschen gekauft und von Menschen betreut. Die "weichen" Faktoren sind oft harte Risiken.
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Projektmethodik: Wie läuft das Onboarding ab? Gibt es einen strukturierten Plan oder "learning by doing"?
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Support: Wo sitzt der Support? Welche Sprachen werden gesprochen? Wie sind die Reaktionszeiten bei kritischen Fehlern (z. B. Versandstopp)?
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Partnernetzwerk: Gibt es Agenturen und Berater, die das System kennen, oder sind Sie allein auf den Hersteller angewiesen?
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Roadmap: Wie geht der Anbieter mit Feature-Requests um? Investiert er in den E-Commerce-Bereich oder ist dieser nur ein Nebenprodukt?
Im Kontext von PlentyONE bedeutet dies, einen Partner zu wählen, der die Dynamik des Online-Handels versteht und seine Roadmap an den Anforderungen von Marktplätzen wie Amazon oder OTTO ausrichtet, statt an starren Industrienormen.
Flexibilität & Skalierbarkeit: Anforderungen für heute und in 24 Monaten
Was heute passt, kann morgen zu eng sein. Wenn Sie planen, international zu expandieren, muss das ERP-System Mehrwährungsfähigkeit und Mehrsprachigkeit im Standard beherrschen. Wenn Sie neue Marken aufbauen wollen, ist Mandantenfähigkeit (mehrere Firmen in einem System) eine Muss-Anforderung. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) liegt der Fokus auf Standards, die schnell funktionieren ("Time-to-Value"). Enterprise-Kunden benötigen hingegen oft hochgradig anpassbare Workflows und Automatisierungsregeln (z. B. "Wenn Auftragswert > 500€ und Lieferland Schweiz, dann Versandart X"). Das System muss mitwachsen, ohne dass bei jedem Wachstumsschritt ein kompletter Systemwechsel nötig wird.
Typische Nachteile und Risiken eines ERP-Systems und wie Sie sie vermeiden
Die Einführung eines ERP-Systems ist ein tiefgreifender Eingriff in die laufenden Prozesse. Risiken lassen sich nicht eliminieren, aber managen.
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Komplexität: ERP-Systeme bilden komplexe Realitäten ab. Das Risiko ist, dass Prozesse im System komplizierter werden als vorher.
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Gegenmaßnahme: Definieren Sie klare "Process Owner" im Team. Nicht die Software macht den Prozess komplex, sondern oft historisch gewachsene Ausnahmen.
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Kurzfristige Kosten & Liquidität: Die Einführung kostet Geld (Lizenzen, Einrichtung) und Zeit, bevor der erste Nutzen sichtbar wird.
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Gegenmaßnahme: Betrachten Sie die TCO (Total Cost of Ownership) über 3 Jahre. Starten Sie mit einem MVP (Minimum Viable Product), also den wichtigsten Kernprozessen, statt alles auf einmal zu wollen.
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Zeitaufwand & Ressourcenbindung: Das Tagesgeschäft leidet, weil Key-User im ERP-Projekt gebunden sind.
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Gegenmaßnahme: Planen Sie realistische Timelines und stellen Sie Ressourcen frei. Bereinigen Sie Ihre Daten ("Golden Data Set") vor dem Import.
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Risikofaktor |
Präventionsmaßnahme |
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Schlechte Datenqualität |
Datenbereinigung vor Migration priorisieren |
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Akzeptanzprobleme im Team |
Frühzeitige Schulung und Einbindung der Anwender |
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Funktions-Overload |
Fokus auf Standardprozesse ("Standard first") |
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Budgetüberschreitung |
Festpreis-Pakete für Onboarding nutzen |
ERP-Auswahl in der Praxis: Bewertungsmatrix und Demo-Szenarien
Verlassen Sie sich bei der Auswahl nicht auf Checklisten allein. Gewichten Sie Ihre Kriterien in einer Matrix (z. B. 40 % Funktionalität, 30 % Usability, 30 % Preis). Wenn Sie Anbieter zur Demo einladen, lassen Sie sich keine Standard-Marketing-Präsentation zeigen. Geben Sie den Takt vor. Fordern Sie End-to-End-Szenarien, die Ihre Realität abbilden:
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Artikelanlage: Legen Sie einen Variantenartikel mit Attributen an und zeigen Sie, wie dieser auf Amazon und im Shop landet.
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Auftragsfluss: Simulieren Sie einen Bestelleingang, eine Bestandsreservierung und den automatischen Rechnungsdruck.
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Logistik: Zeigen Sie den Pick-Prozess und den Label-Druck.
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Problemfall: Simulieren Sie eine Retoure mit anschließendem Umtausch und Gutschrift.
Bewerten Sie bei jedem Schritt: Wie viele Klicks waren nötig? War der Prozess logisch? Wo gab es Medienbrüche?
Einordnung: SAP vs. ERP-System – was bedeutet das für Ihre Anforderungen?
Oft werden die Begriffe synonym verwendet, doch das ist falsch. "ERP-System" ist die Kategorie der Software (wie "Auto"). SAP ist ein spezifischer Anbieter (wie "Mercedes"). Für Ihre Anforderungen bedeutet das: Definieren Sie zuerst, was Sie brauchen, bevor Sie sich auf Marken festlegen. Klassische ERP-Giganten wie SAP oder Microsoft Dynamics kommen oft aus der Industrie- oder Finanzwelt. Ihre Stärken liegen in der tiefen Integration von Produktion und Konzernfinanzen. E-Commerce ERPs wie PlentyONE kommen aus dem Handel. Ihre Stärken liegen in der Anbindung von hunderten Vertriebskanälen, der Schnelligkeit der Auftragsabwicklung und der Automatisierung von Handelslogistik. Wer primär Handel betreibt, wird mit einem E-Commerce ERP meist schneller und kosteneffizienter ans Ziel kommen als mit einem angepassten Industriesystem.
PlentyONE als E-Commerce ERP: Wann es zu Ihren Anforderungen passt und wann nicht
PlentyONE ist darauf ausgelegt, Händlern im E-Commerce operative Exzellenz zu ermöglichen. Es ist wichtig zu prüfen, ob die DNA von PlentyONE zu Ihren Anforderungen passt.
PlentyONE passt zu Ihren Anforderungen, wenn:
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Sie einen Multichannel-Ansatz verfolgen (Verkauf auf Marktplätzen wie Amazon, OTTO, Kaufland sowie eigenen Shops).
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Sie unter hohem operativem Druck stehen und Prozesse rund um Aufträge, Bestand, Versand und Retouren automatisieren müssen.
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Sie eine zentrale Plattform für alle E-Commerce-Daten suchen, um Medienbrüche und Dateninseln abzuschaffen.
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Sie den Unified-Commerce-Gedanken leben: Ein System für alle Kanäle.
PlentyONE passt weniger zu Ihren Anforderungen, wenn:
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Ihr Kerngeschäft die komplexe Fertigung oder Produktion von Gütern ist (Produktionsanlagenplanung).
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Sie ein System primär für Personalwesen (HR) oder Lohnbuchhaltung suchen.
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Sie eine vollumfängliche Konzern-Finanzbuchhaltung (wie SAP FI/CO) im ERP selbst abbilden wollen, statt Schnittstellen zur Buchhaltung zu nutzen.
Der nächste Schritt für Ihre Anforderungsanalyse
Wenn Sie sich in den E-Commerce-Prozessen wiedererkennen, lohnt sich ein tieferer Blick. Nutzen Sie die Möglichkeit einer Demo, die spezifisch entlang Ihrer Prozessketten aufgebaut wird, um zu prüfen, wie PlentyONE Ihre Anforderungen in der Praxis löst.
Fazit: Die wichtigsten ERP-System Anforderungen auf einen Blick
Die Auswahl eines ERP-Systems ist keine rein technische Entscheidung, sondern eine strategische Weichenstellung. Erfolgreich sind Unternehmen, die ihre Hausaufgaben machen: Dokumentieren Sie Ihre Prozesse, trennen Sie Wünsche von harten Anforderungen und fokussieren Sie sich auf die Bereiche, die Ihre Wertschöpfung treiben. Im E-Commerce sind das Stammdaten, Bestandsgenauigkeit, Multichannel-Konnektivität und effizientes Fulfillment. Nutzen Sie Checklisten und Szenario-Tests, um das Risiko zu minimieren, und wählen Sie einen Partner, der Ihre Sprache spricht.
FAQ zu ERP-System Anforderungen
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Was muss ein ERP können?
Ein ERP-System sollte zentrale Geschäftsprozesse abbilden und Daten konsistent halten. Dazu gehören typischerweise Stammdatenverwaltung, Warenwirtschaft/Bestandsführung, Einkauf, Auftragsabwicklung, Belege sowie aussagekräftiges Reporting. Zusätzlich kommen technische Anforderungen, Flexibilität für zukünftige Anforderungen und Kriterien an den Anbieter wie Implementierungsfähigkeit, Support und ein nachvollziehbares Preis-Leistungs-Verhältnis.
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Was ist ein ERP-System?
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Software, die Unternehmensdaten und -prozesse zentralisiert, digitalisiert und teilweise automatisiert. Ziel ist es, Abläufe effizienter zu steuern, Fehler durch Medienbrüche zu reduzieren und Transparenz über Bestände, Aufträge und Ressourcen zu schaffen.
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Welche Anforderungen stellen Anwender an ein ERP-System?
Anwender erwarten vor allem passende Funktionen für ihre Kernprozesse, eine einfache Bedienbarkeit und stabile Performance im Tagesgeschäft. Häufige Anforderungen sind außerdem die Integration mit bestehenden Systemen, Skalierbarkeit bei Wachstum, saubere Rollen- und Rechtekonzepte sowie Datensicherheit und Datenschutz (DSGVO). In der Praxis zählen zudem verlässlicher Support und eine realistische Implementierung genauso wie die Softwarefunktionen.
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Was ist der Unterschied zwischen SAP und ERP-System?
ERP-System ist der Oberbegriff für Software zur Unternehmenssteuerung. SAP ist ein Anbieter, der verschiedene ERP-Lösungen und angrenzende Produkte anbietet. Der Name „SAP“ wird umgangssprachlich oft als Synonym für ERP genutzt, tatsächlich gibt es aber viele ERP-Anbieter und spezialisierte Systeme, die je nach Anforderungen besser oder schlechter passen können.
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Welche Nachteile hat ein ERP-System?
Ein ERP-System kann komplex sein, weil es viele Prozesse und Daten in einem System bündelt. Zudem entstehen anfangs häufig höhere Aufwände und Kosten durch Einführung, Datenmigration, Schulung und Prozessanpassungen. Auch die Implementierung kann zeitaufwändig sein, wenn Anforderungen nicht klar priorisiert oder Prozesse nicht sauber definiert sind. Mit einer belastbaren Anforderungsdefinition, realistischen Testszenarien und gutem Change Management lassen sich diese Risiken deutlich reduzieren.
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