Was ist ein Order Management System (OMS)?

Bevor Sie sich mit Order Management Systemen beschäftigen, sollten Sie sich fragen: Können Sie es sich leisten, ohne eines zu arbeiten? Ein Order Management System (OMS) ist die zentrale Software, die alle Bestellungen aus sämtlichen Vertriebskanälen bündelt, verarbeitet und bis zur Auslieferung steuert.

Vereinfacht gesagt: Ein OMS ist die Schaltzentrale zwischen Bestelleingang und Paketübergabe. Es nimmt Aufträge aus Ihrem Onlineshop, von Amazon, eBay, Zalando, OTTO Market und allen anderen Kanälen entgegen, ordnet Zahlungen zu, prüft Bestände, erstellt Dokumente und koordiniert den Versand. Ohne ein OMS müssten Sie all diese Schritte für jeden Kanal einzeln und manuell abwickeln.

Was ein OMS konkret leistet

Die Kernfunktionen eines Order Management Systems umfassen die automatische Zahlungszuordnung (eingehende Zahlungen werden den richtigen Aufträgen zugewiesen), eine zeitnahe Bestandsprüfung, die Erstellung von Versandlabels und Dokumenten wie Rechnungen und Lieferscheine sowie die Statusverwaltung, also die Steuerung, welche Schritte ein Auftrag durchläuft, von „offen“ über „versendet“ bis „abgeschlossen“.

Ein gutes OMS erledigt den Großteil davon automatisch. Es erkennt, welcher Versanddienstleister für welche Region zuständig ist, berechnet die korrekte Mehrwertsteuer je Lieferland und erstellt GoBD-konforme Belege ohne manuellen Eingriff. Bei einem Auftragsvolumen von 100 oder mehr Bestellungen pro Tag macht das den Unterschied zwischen einem effizienten Team und einem überlasteten.

Besonders relevant wird ein OMS, wenn Sie mit mehreren Lagern arbeiten oder externe Fulfillment-Partner einbinden. Das System entscheidet dann automatisch, aus welchem Lager ein Auftrag bedient wird, basierend auf Bestand, Nähe zum Kunden oder anderen Regeln, die Sie definieren.

Allerdings ist ein isoliertes OMS nur so gut wie seine Integration. Ein reines Auftragsmanagement-Tool, das nicht mit Ihrer Produktdatenverwaltung, Ihrem Lager und Ihren Marktplatzanbindungen verbunden ist, schafft neue Schnittstellen statt Probleme zu lösen.

PlentyONE geht genau deshalb über ein klassisches OMS hinaus: Die Auftragsverwaltung ist fester Bestandteil der Plattform und arbeitet nahtlos mit Bestandsführung, Produktdaten und Kanalanbindungen zusammen. Aufträge aus zahlreichen Kanälen laufen automatisch ein, Zahlungen werden zugeordnet, Dokumente erstellt und Versandlabels generiert, alles in einem System. Direkt in PlentyONE automatisieren Sie darüber hinaus individuelle Abläufe wie Statusänderungen, Versandbestätigungen oder kanalspezifische Benachrichtigungen ohne Programmieraufwand.