Welche E-Commerce-Prozesse lassen sich automatisieren?

Betrachten wir folgendes Szenario: Montag, 9 Uhr, 340 offene Bestellungen aus mehreren Kanälen. Ihr Team kopiert Tracking-Nummern von Hand in Marktplatz-Portale, schreibt Versandbestätigungen einzeln und gleicht Bestände zwischen Tabellen ab. Fast jeder dieser Schritte lässt sich automatisieren und genau hier liegt das größte Effizienzpotenzial im E-Commerce.

Die Bandbreite automatisierbarer Prozesse im Onlinehandel ist erheblich. Grundsätzlich gilt: Jeder Vorgang, der regelbasiert, wiederholbar und datengetrieben ist, eignet sich für Automatisierung. In der Praxis betrifft das vor allem diese Bereiche:

• Auftragsabwicklung: Vom Bestelleingang über die Zahlungszuordnung bis zur Rechnungserstellung und Versandlabel-Generierung, diese Kette lässt sich vollständig automatisieren. Sobald eine Bestellung eingeht, wird der Zahlungseingang geprüft, die Rechnung erstellt, das Versandlabel generiert und der Auftragsstatus aktualisiert, ganz ohne manuellen Eingriff.
• Bestandssynchronisation: Lagerbestände werden zeitnah über alle Kanäle aktualisiert, sodass Überverkäufe zuverlässig vermieden werden. Bei Multi-Lager-Setups werden Bestände standortübergreifend konsolidiert.
• Versandkommunikation: Tracking-Informationen, Versandbestätigungen und Lieferstatus-Updates werden automatisch an Kunden und Marktplätze übermittelt.
• Retourenmanagement: Retourenlabels generieren, Wareneingang buchen, Erstattungen auslösen – alles gesteuert durch vordefinierte Regeln.
• Preisanpassungen: Kanalspezifische Preise und Aktionspreise lassen sich zeitgesteuert aktivieren und deaktivieren.
• E-Mail-Kommunikation: Bestellbestätigungen, Zahlungserinnerungen und Bewertungsanfragen werden ereignisgesteuert an Kunden versendet.

Wo Automatisierung den größten Hebel hat

Die größten Zeitgewinne entstehen erfahrungsgemäß bei der Auftragsabwicklung und der Marktplatz-Kommunikation. Ein Händler, der 500 Bestellungen pro Tag bearbeitet, spart durch automatisierte Statusmeldungen an Marktplätze allein mehrere Stunden täglich. Das sind keine theoretischen Werte, das ist der Unterschied zwischen einem Team, das abends pünktlich geht, und einem, das bis 22 Uhr Bestellungen abarbeitet.

Ein weiterer oft unterschätzter Bereich ist die Dokumentenerstellung. Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen lassen sich regelbasiert generieren und direkt an die richtigen Empfänger senden. Das reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern minimiert auch Fehlerquellen bei der Rechnungsstellung.

Allerdings funktioniert Automatisierung nur so gut wie die zugrunde liegenden Prozesse. Wer chaotische Abläufe automatisiert, bekommt automatisiertes Chaos. Bevor Sie Workflows aufsetzen, sollten Sie Ihre Prozesse klar definieren und Ausnahmen identifizieren. Nicht jeder Sonderfall lässt sich regeltechnisch abbilden und das ist in Ordnung, solange die Standardfälle abgedeckt sind. Starten Sie mit den Prozessen, die das höchste Volumen und die meiste Wiederholung haben. Die Optimierung der Randfälle können Sie später angehen.

PlentyONE bietet ein No-Code-Automatisierungstool, mit dem Sie Workflows visuell per Drag-and-Drop erstellen, ganz ohne Programmierkenntnisse. Ereignis-basierte Trigger starten die Workflows automatisch, etwa wenn ein neuer Auftrag eingeht, eine Zahlung bestätigt wird oder ein Bestand unter den Mindestbestand fällt. Zeitgesteuerte Trigger ermöglichen regelmäßige Abläufe wie nächtliche Bestandsabgleiche oder wöchentliche Berichtsexporte. Ein integrierter Tracker zeigt Ihnen laufend, welche Automatisierungen aktiv sind, wo es hakt und welche Schritte manuelles Eingreifen erfordern. So behalten Sie die volle Kontrolle, ohne jeden Prozessschritt selbst ausführen zu müssen.