Wie automatisiere ich wiederkehrende Aufgaben im E-Commerce?

Eine einfache Faustregel: Jede Aufgabe, die Sie mehr als dreimal pro Woche manuell erledigen, ist ein Kandidat für Automatisierung. Im E-Commerce betrifft das vor allem die Auftragsabwicklung, Versandbestätigungen, Bestandssynchronisation, E-Mail-Kommunikation und Rechnungserstellung. Automatisierung bedeutet nicht weniger Kontrolle, sondern mehr Zeit für die Aufgaben, die wirklich menschliche Aufmerksamkeit erfordern.

Der häufigste Einstiegspunkt sind sogenannte Ereignisaktionen. Das Prinzip dahinter ist denkbar einfach: Ein bestimmtes Ereignis in Ihrem System löst automatisch eine Aktion aus. Beispiel: Sobald ein Auftrag versendet wird, erhält der Kunde automatisch eine Versandbestätigung mit Tracking-Nummer. Oder: Wenn eine Retoure eingeht, wird automatisch eine Gutschrift erstellt und der Bestand wieder eingebucht. Diese Automatisierungen sparen bei einem Händler mit 200 Bestellungen pro Tag leicht mehrere Stunden Arbeitszeit täglich.

Welche Aufgaben sich am besten automatisieren lassen

• Versandbestätigungen an Marktplätze wie Temu, Amazon oder Shopify automatisch übermitteln
• Rechnungen und Gutschriften bei Statusänderungen automatisch erzeugen
• Bestandsaktualisierungen automatisiert über alle Kanäle synchronisieren, um Überverkäufe zu vermeiden
• Kundenkommunikation mit E-Mail-Vorlagen für Bestellbestätigung, Versand und Retoure
• Bewertungsanfragen zeitversetzt nach erfolgreicher Lieferung versenden

Der Schlüssel liegt darin, mit den Prozessen zu beginnen, die am meisten Zeit kosten und am wenigsten Entscheidungsspielraum erfordern. Eine Versandbestätigung an Amazon zu senden, erfordert kein menschliches Urteil. Eine Reklamation zu bearbeiten hingegen schon.

Fortgeschrittene Automatisierung geht noch weiter: Sie können Aufträge automatisch verschiedenen Lagern zuweisen, Versanddienstleister anhand von Paketgewicht oder Zielland auswählen lassen und sogar Mahnläufe bei überfälligen Zahlungen vollautomatisch anstoßen. Jeder dieser Prozesse lässt sich mit Bedingungen und Verzweigungen genau auf Ihre Abläufe zuschneiden.

Automatisierung spart allerdings erst dann wirklich Zeit, wenn Ihre Stammdaten sauber sind. Fehlende Tracking-Nummern, falsche Lagerverküpfungen oder unvollständige Artikeldaten führen dazu, dass Automatisierungsflows ins Leere laufen oder fehlerhafte Aktionen auslösen.

PlentyONE bietet mit seinen integrierten Automatisierungsfunktionen ein visuelles Automatisierungstool, mit dem Sie Workflows per Drag-and-Drop erstellen, ganz ohne Programmierkenntnisse. Ob zeitgesteuerte Prozesse, ereignisbasierte Auslöser wie „Neuer Auftrag eingegangen“ oder manuelle Trigger. Sie definieren Bedingungen, Aktionen und Verzweigungen in einem übersichtlichen Editor. Dazu kommt der Flow Tracker, der Ihnen zeigt, welche Automatisierungen laufen und wo es hakt. So automatisieren Sie Versandbestätigungen, Bestandsabgleiche und Kundenkommunikation über alle Kanäle hinweg.