Wie erstelle ich bedingte Workflows für die Auftragsabwicklung?

Es hält sich hartnäckig die Annahme, dass man für bedingte Workflows in der Auftragsabwicklung Programmierkenntnisse oder teure Entwickler braucht. In der Realität lassen sich selbst komplexe Wenn-Dann-Logiken heute visuell und ohne eine einzige Zeile Code umsetzen.

Bedingte Workflows, also Automatisierungen, die nur unter bestimmten Voraussetzungen auslösen, sind das Herzstück einer effizienten Auftragsabwicklung. Ein typisches Beispiel: Wenn ein Auftrag von OTTO Market eingeht und der Zahlungsstatus auf „bezahlt" wechselt, dann erstelle automatisch die Rechnung, generiere das Versandlabel und melde den Versand an OTTO. Ein anderes: Wenn ein Auftrag über 500 Euro eingeht, sende eine interne Benachrichtigung an das Team.

Drei Bausteine eines bedingten Workflows

Jeder bedingte Workflow besteht aus drei Elementen:

1. Auslöser (Trigger): Das Ereignis, das den Workflow startet, zum Beispiel „Neuer Auftrag eingegangen", „Zahlung gebucht" oder „Statuswechsel auf Versandbereit".
2. Bedingung (Condition): Die Prüfung, ob der Workflow tatsächlich ausgeführt werden soll, etwa „Auftragsherkunft = Zalando" oder „Auftragswert > 100 EUR".
3. Aktion: Was passiert, wenn die Bedingung erfüllt ist, Rechnung erstellen, E-Mail versenden, Status ändern, Versandlabel generieren.

Das Besondere an modernen Workflow-Systemen ist die Möglichkeit, mehrere Bedingungen zu kombinieren und Verzweigungen einzubauen. So können Sie einen Workflow entwickeln, der bei Aufträgen aus Deutschland anders reagiert als bei internationalen Bestellungen, unterschiedliche Versanddienstleister, unterschiedliche Dokumentenvorlagen, unterschiedliche Steuersätze.

Wichtig zu wissen: Nicht jeder Prozess eignet sich für vollständige Automatisierung. Gerade bei der ersten Einrichtung empfiehlt es sich, mit einfachen Workflows zu starten und schrittweise Komplexität aufzubauen. Ein fehlerhaft konfigurierter Workflow, der hunderte Aufträge falsch verarbeitet, richtet mehr Schaden an als der manuelle Prozess, den er ersetzen soll.

PlentyONE bietet mit den integrierten Automatisierungsfunktionen ein visuelles Werkzeug, das genau diese bedingten Workflows abbildet. Direkt in PlentyONE erstellen Sie per Drag-and-Drop ereignisgesteuerte, zeitgesteuerte oder manuelle Workflows mit beliebigen Bedingungen und Aktionen. Über das Monitoring sehen Sie zeitnah, welche Workflows laufen, welche erfolgreich abgeschlossen wurden und wo Fehler aufgetreten sind. So behalten Sie die volle Kontrolle, auch wenn dutzende Automatisierungen parallel arbeiten.