Wie funktioniert die automatische Gutschrifterstellung bei Retouren?

Kennen Sie das? Ein Modeshop auf drei Kanälen, eigener PlentyONE Shop, Zalando und eBay. An einem typischen Tag kommen 25 Retouren rein, jede mit eigenen Regeln. Zalando erwartet automatische Erstattungen, eBay-Kunden wollen sofort ihr Geld zurück, und im eigenen Shop bieten Sie wahlweise Gutschrift oder Rückzahlung an. Jede einzelne Retoure manuell zu bearbeiten kostet Zeit, Nerven und nicht selten auch Kundenbewertungen.

Die automatische Gutschrifterstellung bei Retouren funktioniert im Kern nach einem einfachen Prinzip: Sobald eine Retoure im System eingeht und bestimmte Bedingungen erfüllt sind, wird automatisch eine Gutschrift erstellt, das Dokument generiert und, je nach Einstellung, die Rückzahlung an den Kunden ausgelöst.

Der Ablauf im Detail

Zunächst wird die Retoure erfasst. Das kann über einen automatischen Import vom Marktplatz geschehen (z. B. bei eBay werden Retourenanfragen direkt ins System übernommen) oder durch manuelles Anlegen. Anschließend prüft das System den Retourengrund, den Warenzustand und die geltenden Richtlinien. Ist alles in Ordnung, ändert sich der Auftragsstatus und genau hier greifen die Automatisierungen.

Ereignisgesteuerte Aktionen bilden das Rückgrat der automatisierten Retourenabwicklung. Sie definieren einmal, wenn der Auftragsstatus auf „Retoure geprüft und akzeptiert“ wechselt, dann erstelle automatisch eine Gutschrift, generiere das Gutschriftdokument und melde die Erstattung an den jeweiligen Marktplatz. Das System führt diese Schritte dann für jeden passenden Auftrag selbständig aus, kanalübergreifend.

Wichtig ist die korrekte Dokumentenerstellung. Gutschriften müssen GoBD-konform sein und den richtigen Nummernkreis, den korrekten Steuersatz und die passende Währung enthalten. Gerade bei internationalen Retouren über bol.com oder allegro wird die Steuerberechnung schnell komplex und sollte über entsprechende Steuer-Schnittstellen abgebildet werden.

Eines sollten Sie allerdings beachten: Vollautomatisierung eignet sich vor allem für Standardretouren mit klaren Regeln. Bei Sonderfällen wie Teilretouren, beschädigter Ware oder Kulanzentscheidungen sollten Sie bewusst einen manuellen Prüfschritt einbauen. Blinde Automatisierung kann hier teurer werden als der eingesparte Aufwand.

PlentyONE bildet den gesamten Retourenprozess in einer Plattform ab. Direkt in PlentyONE richten Sie ereignisgesteuerte Automatisierungen ein, die bei Statusänderungen Gutschriften erstellen, Dokumente generieren und Erstattungen an Marktplätze melden. Über die integrierte Dokumentengestaltung passen Sie Ihre Gutschriftlayouts nach Ihren Vorgaben an, und die automatische Zahlungszuordnung sorgt dafür, dass Rückzahlungen korrekt verbucht werden.