Was ist ein Bestandsabgleich und wie oft sollte ich ihn machen?

Ein Bestandsabgleich ist der automatische oder manuelle Abgleich Ihrer tatsächlichen Lagerbestände mit den Bestandsdaten in Ihrem System und auf Ihren Vertriebskanälen. Idealerweise findet dieser Abgleich in Echtzeit statt, bei jedem Wareneingang, jeder Bestellung und jeder Retoure.

Im Multichannel-Handel ist der Bestandsabgleich einer der kritischsten Prozesse überhaupt. Wenn Sie auf Amazon, eBay, Zalando, OTTO Market und im eigenen PlentyONE Shop verkaufen, müssen die Bestände auf allen Kanälen jederzeit stimmen. Verkaufen Sie einen Artikel auf Amazon, muss der Bestand auf allen anderen Plattformen innerhalb kürzester Zeit reduziert werden. Passiert das nicht, drohen Überverkäufe, stornierte Bestellungen und im schlimmsten Fall Sanktionen durch die Marktplätze. eBay und Amazon bewerten Ihre Seller-Performance auch anhand der Stornierungsquote, zu viele Stornierungen können Ihre Sichtbarkeit erheblich reduzieren.

Wie oft ist oft genug?

Die Antwort hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Grundsätzlich gilt: Je mehr Kanäle und je höher der Durchsatz, desto häufiger muss abgeglichen werden. Moderne E-Commerce-Systeme synchronisieren Bestände automatisiert in kurzen Sync-Intervallen (je nach Kanal Minuten bis Stunden), sodass kein manueller Eingriff nötig ist. Jede Bestellung, jeder Wareneingang und jede Stornierung löst automatisch eine Aktualisierung aus. Für Händler mit wenigen Dutzend Bestellungen pro Tag kann ein stündlicher Abgleich ausreichen. Bei hunderten oder tausenden Bestellungen täglich ist eine möglichst zeitnahe automatisierte Synchronisierung unverzichtbar.

Zusätzlich zur automatischen Synchronisierung empfiehlt sich ein regelmäßiger vollständiger Abgleich, etwa wöchentlich oder monatlich, bei dem Sie die Systembestände mit einer physischen Zählung vergleichen. Das deckt Schwund, Bruchware oder Buchungsfehler auf, die sich über die Zeit ansammeln können. Vor saisonalen Spitzen wie Black Friday oder Weihnachten ist ein solcher manueller Check besonders wichtig, um böse Überraschungen in der Hochphase zu vermeiden.

Darüber hinaus gibt es den sogenannten rollierenden Bestandsabgleich. Dabei werden täglich nur bestimmte Artikelgruppen oder Lagerorte überprüft, sodass über einen definierten Zeitraum das gesamte Sortiment einmal erfasst wird. Diese Methode ist besonders für größere Lager mit tausenden SKUs praktikabel, weil sie den operativen Betrieb nicht unterbricht.

Beachten Sie allerdings: Ein Bestandsabgleich ist nur so gut wie die Prozesse, die ihm zugrunde liegen. Wenn Wareneingänge nicht sauber gebucht oder Retouren nicht korrekt erfasst werden, helfen auch häufige Abgleiche nicht gegen systematische Abweichungen. Investieren Sie deshalb parallel in saubere Wareneingangsprozesse und klare Buchungsrichtlinien für Ihr Lagerteam.

PlentyONE automatisiert den Bestandsabgleich über alle Ihre Vertriebskanäle hinweg. Die zentrale Bestandssynchronisierung aktualisiert Verfügbarkeiten in Echtzeit – über Amazon, eBay, Kaufland, Galaxus und dutzende weitere Marktplätze und Preisportale. Für den physischen Abgleich im Lager nutzen Ihre Mitarbeitenden die Warehouse App, die Bestände per Barcode-Scan erfasst und Abweichungen sofort sichtbar macht. Die automatisierte Nachbestellverwaltung erkennt zudem, wenn Bestände unter den Mindestbestand fallen, und generiert Bestellvorschläge.