Welche drei Schritte umfasst die Auftragsabwicklung?

Viele Händler glauben, dass Auftragsabwicklung lediglich Bestellung annehmen, Paket packen und versenden heißt. In Wahrheit umfasst sie deutlich mehr und die drei Kernschritte sind komplexer, als sie auf den ersten Blick wirken.

Schritt 1: Auftragserfassung und Zahlungsabwicklung

Alles beginnt mit dem eingehenden Auftrag. Im Multichannel-Handel kommen Bestellungen gleichzeitig von Amazon, eBay, Zalando, dem eigenen Onlineshop und weiteren Kanälen. Jede Bestellung muss erfasst, die Zahlung zugeordnet und der Bestand zeitnah aktualisiert werden. Erfolgt die Bestandsaktualisierung erst mit großem Verzug, drohen Überverkäufe, ein Albtraum für jeden Händler. Zur Zahlungsabwicklung gehört auch die Prüfung. Ist die Zahlung eingegangen? Welche Zahlungsart wurde genutzt? Muss eine Rechnung erstellt werden?

Schritt 2: Kommissionierung und Verpackung

Sobald der Auftrag bestätigt ist, wird die Ware im Lager kommissioniert, also zusammengestellt und versandfertig verpackt. Bei mehreren Lagerstandorten muss das System entscheiden, aus welchem Lager geliefert wird. Versandlabel werden generiert, Lieferscheine gedruckt und die Sendungsverfolgung aktiviert. Hier entscheidet sich, ob Ihr Kunde in zwei Tagen oder in fünf beliefert wird.

Schritt 3: Versand und Nachbearbeitung

Das Paket verlässt das Lager, doch die Auftragsabwicklung endet hier nicht. Tracking-Informationen müssen an den Marktplatz und den Kunden übermittelt, der Auftragsstatus aktualisiert und die Rechnung archiviert werden. Kommt eine Retoure, beginnt ein Teilprozess mit Warenprüfung, Rückbuchung und Bestandskorrektur.

Denken Sie daran, selbst bei nur 50 Bestellungen täglich summieren sich die Einzelschritte auf hunderte Aktionen. Manuell ist das fehleranfällig und zeitraubend.

PlentyONE automatisiert alle drei Schritte der Auftragsabwicklung in einem System. Aufträge aus allen Kanälen laufen zentral ein, Zahlungen werden automatisch zugeordnet und GoBD-konforme Dokumente erstellt. Direkt in PlentyONE definieren Sie Automatisierungsregeln, etwa dass Aufträge ab einem bestimmten Status automatisch den Versand anstoßen. Die Anbindung zahlreicher Versanddienstleister wie DHL, DPD und Hermes erledigt den Rest.