Wie erstelle ich regelbasierte Automatisierungen?

Manuelle Prozesse im E-Commerce sind wie ein unsichtbarer Mitarbeiter, der jeden Tag Überstunden macht, nur ohne Ergebnis. Regelbasierte Automatisierungen lösen genau dieses Problem. Sie definieren einmal eine Bedingung und eine dazugehörige Aktion, und das System übernimmt die Ausführung zuverlässig und rund um die Uhr. So werden wiederkehrende Aufgaben wie Statusänderungen, E-Mail-Benachrichtigungen oder Lagerbestandsprüfungen ohne manuellen Eingriff erledigt.

Regelbasierte Automatisierungen folgen einem einfachen Grundprinzip: Wenn X passiert, dann führe Y aus. In der Praxis bedeutet das zum Beispiel: Wenn eine Zahlung eingeht, wird der Auftragsstatus automatisch auf „bezahlt“ gesetzt und eine Versandbestätigung vorbereitet. Oder: Wenn der Lagerbestand eines Artikels unter einen Schwellenwert fällt, wird automatisch eine Nachbestellung angestoßen. Die Stärke liegt darin, dass Sie diese Regeln exakt auf Ihre Geschäftsprozesse zuschneiden können, von einfachen Wenn-Dann-Ketten bis hin zu komplexen, mehrstufigen Abläufen mit mehreren Bedingungen und Verzweigungen.

Von der Idee zur Automatisierung

Der erste Schritt ist immer die Analyse: Welche Aufgaben wiederholen sich täglich? Wo passieren Fehler, weil ein Mitarbeiter einen Schritt vergisst? Typische Kandidaten für Automatisierungen sind die Auftragsabwicklung, der Versandprozess, die Kundenkommunikation und die Bestandsverwaltung. Dokumentieren Sie diese Prozesse und identifizieren Sie klare Auslöser und gewünschte Aktionen. Ein häufiges Beispiel: Nach Versand einer Bestellung soll automatisch eine Tracking-E-Mail an den Kunden gesendet und der Marktplatz über den Versandstatus informiert werden. Ein weiteres Szenario: Bei Eingang einer Retoure wird der Auftragsstatus geändert, die Lagerbuchung aktualisiert und eine interne Benachrichtigung an das Serviceteam ausgelöst, alles ohne einen einzigen manuellen Klick.

Entscheidend ist die richtige Granularität. Beginnen Sie mit den Prozessen, die das höchste Volumen haben und am wenigsten Ermessensspielraum erfordern. Zahlungszuordnungen, Statuswechsel und Standardbenachrichtigungen sind ideale Einstiegspunkte. Komplexere Automatisierungen, etwa die automatische Preisänderung basierend auf Lagerbestand oder Wettbewerbspreisen : können Sie später ergänzen, wenn die Basisprozesse stabil laufen.

Nicht jeder Prozess eignet sich für eine vollständige Automatisierung. Komplexe Entscheidungen, die menschliches Urteilsvermögen erfordern : etwa die Bewertung von Reklamationen oder individuelle Preisverhandlungen ,, sollten weiterhin manuell gesteuert werden. Die Kunst liegt darin, die richtige Balance zwischen Automatisierung und menschlicher Kontrolle zu finden.

PlentyONE bietet ein visuelles Automatisierungswerkzeug, das genau für diesen Zweck entwickelt wurde. Sie definieren Auslöser, legen Bedingungen fest und wählen die gewünschten Aktionen, alles über eine übersichtliche Oberfläche, ohne Programmierkenntnisse. Ob automatische Zahlungszuordnung, individuelle Auftragsstatus oder Versandregeln für verschiedene Dienstleister wie DHL, DPD oder Hermes: Die Automatisierungsfunktionen von PlentyONE erlauben es Ihnen, Ihre Geschäftslogik in konkrete Automatisierungen zu übersetzen. Ergänzend dazu stehen Messenger-Automatisierungen für die interne und externe Kommunikation bereit, mit denen Sie beispielsweise den Lesestatus von Konversationen automatisch steuern oder Zuständigkeiten regelbasiert zuweisen können.