Wie funktioniert eine Inventur im E-Commerce?

Häufig besteht der Irrtum, dass Inventur nur für den stationären Handel relevant ist. Tatsächlich ist eine regelmäßige Inventur im E-Commerce nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch operativ unverzichtbar. Denn wer nicht weiß, was wirklich im Lager liegt, verkauft entweder zu viel oder zu wenig, beides kostet bares Geld und beschädigt die Kundenbeziehung.

Bei der Inventur im E-Commerce werden die tatsächlichen Lagerbestände physisch gezählt und mit den digitalen Bestandsdaten im System abgeglichen. Abweichungen, sogenannte Inventurdifferenzen, werden dokumentiert und korrigiert. Handelsrechtlich sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, mindestens einmal jährlich eine Stichtagsinventur durchzuführen. Alternativ gibt es die permanente Inventur, bei der Bestände über das gesamte Jahr verteilt fortlaufend erfasst werden.

Stichtagsinventur vs. permanente Inventur

Die klassische Stichtagsinventur bedeutet: An einem festgelegten Tag wird das komplette Lager gezählt. Für E-Commerce-Unternehmen mit tausenden Artikeln kann das einen enormen Aufwand bedeuten und erfordert im schlimmsten Fall, den Versand für einen Tag zu pausieren. Gerade in der Hochsaison ist das für viele Händler schlicht nicht machbar. Die permanente Inventur verteilt diese Arbeit über das Jahr. Jeden Tag werden einige Lagerorte oder Artikelgruppen geprüft, sodass am Jahresende der gesamte Bestand einmal erfasst wurde. Für Onlinehändler mit hohem Durchsatz ist das oft die praktikablere Lösung.

Der technische Ablauf sieht so aus: Lagermitarbeitende scannen die Barcodes der Artikel an einem Lagerort, erfassen die tatsächliche Menge und das System vergleicht automatisch mit dem Sollbestand. Bei Abweichungen werden Korrekturbuchungen vorgenommen. Mobile Scanner oder Warehouse-Apps beschleunigen diesen Prozess erheblich gegenüber der manuellen Erfassung mit Stift und Papier. Professionelle Barcode-Scanner wie die Zebra TC21/26-Serie lassen sich direkt mit Lagersoftware verbinden und reduzieren Fehler bei der Erfassung auf ein Minimum.

Besonders wichtig für Multichannel-Händler: Nach jeder Inventurkorrektur müssen die aktualisierten Bestände sofort an alle Vertriebskanäle übertragen werden. Wenn die Inventur ergibt, dass statt 50 nur noch 42 Stück vorhanden sind, sollten Amazon, eBay, Zalando und der eigene Shop diese Korrektur möglichst zeitnah erhalten. Andernfalls riskieren Sie Überverkäufe auf Basis falscher Bestandsdaten.

Allerdings sollten Sie wissen: Eine Inventur deckt zwar Differenzen auf, behebt aber nicht deren Ursachen. Häufige Gründe für Abweichungen sind fehlerhafte Wareneingangsbuchungen, nicht erfasste Bruchware oder Kommissionierfehler. Ohne eine begleitende Ursachenanalyse wiederholen sich die Probleme von Inventur zu Inventur.

PlentyONE unterstützt beide Inventurverfahren mit der integrierten Lagerverwaltung und der Warehouse App. Ihre Mitarbeitenden scannen Artikel mobil per Barcode, erfassen Bestände direkt am Lagerort und das System gleicht Soll- und Ist-Bestände automatisch ab. Korrekturbuchungen werden sofort in allen angebundenen Vertriebskanälen wirksam, sodass Ihre Bestandsdaten auf Amazon, eBay, Kaufland und im PlentyONE Shop stets aktuell bleiben. Die Chargen- und Seriennummernverwaltung sorgt dabei für lückenlose Rückverfolgbarkeit.