Wie stelle ich den laufenden Betrieb während einer Migration sicher?

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass man das alte System einfach abschaltet, das neue aktiviert und anschließend alles reibungslos läuft. In der Realität ist eine E-Commerce-Migration kein Schalter, sondern ein Übergang, der sorgfältig orchestriert werden muss, damit kein einziger Kundenauftrag verloren geht.

Die zentrale Strategie heißt Parallelbetrieb. Das bedeutet, Ihr bestehendes System läuft weiter, während das neue System schrittweise eingerichtet, getestet und mit Daten befüllt wird. Erst wenn alle kritischen Prozesse im neuen System stabil funktionieren, erfolgt die endgültige Umstellung. Je nach Komplexität Ihres Geschäfts dauert diese Parallelphase zwischen vier und zwölf Wochen.

Die fünf Säulen einer sicheren Migration

• Datenmigration mit Validierung: Artikelstammdaten, Kundendaten, offene Aufträge und Bestandsdaten werden exportiert, bereinigt und ins neue System importiert. Jeder Datensatz wird gegengeprüft.
• Kanalanbindung vor dem Go-Live testen: Marktplätze wie Amazon, eBay oder Zalando werden im neuen System eingerichtet und im Testmodus betrieben, bevor der Live-Datenfluss umgestellt wird.
• Prozesse dokumentieren und schulen: Jeder Mitarbeiter muss die neuen Abläufe kennen. Schulungen sollten mindestens zwei Wochen vor dem Go-Live stattfinden.
• Rollback-Plan erstellen: Definieren Sie vorab, unter welchen Bedingungen Sie zum alten System zurückkehren und stellen Sie sicher, dass das technisch möglich ist.
• Stufenweise Umstellung: Beginnen Sie mit einem Kanal oder einer Produktkategorie, bevor Sie das gesamte Sortiment umstellen.

Was viele Teams unterschätzen, ist die Kommunikation. Kunden bekommen von der Migration idealerweise nichts mit, aber Ihr Team, Ihre Fulfillment-Partner und Ihre Versanddienstleister müssen über den Zeitplan informiert sein. Besonders kritisch: die Übergangsphase bei der Versandabwicklung, wenn Paketnummern und Tracking-Informationen korrekt zwischen Alt- und Neusystem synchronisiert werden müssen. Auch Zahlungsanbieter wie PayPal oder Klarna müssen rechtzeitig auf die neue Plattform umgestellt werden, damit keine Zahlungen ins Leere laufen.

Ein weiterer oft übersehener Punkt: Testen Sie die kritischen Wege aus Kundensicht. Bestellen Sie selbst über jeden Kanal, prüfen Sie den Checkout, die Zahlungsabwicklung, den Versandprozess und die Retoure. So decken Sie Schwachstellen auf, bevor Ihre Kunden sie bemerken.

Seien Sie sich dabei bewusst, dass eine Migration ohne jegliche Reibungsverluste nicht existiert. Planen Sie einen Puffer von zwei bis drei Wochen nach dem Go-Live ein, in dem erhöhter Support-Bedarf und Nacharbeiten normal sind.

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